Von Jessica Clarisse
Auch Eventplaner müssen sich zunehmend die Frage stellen, wie sie ihre Kontakte von einer Veranstaltung überzeugen und die Zusagenquote auf die E-Mail-Einladung möglichst hoch ausfällt.
Mit personalisierten E-Mail-Einladungen zu mehr Teilnehmern: Bei einer erfolgreichen online Einladung fühlen sich die Empfänger direkt angesprochen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf es bei einer digitalen Einladung tatsächlich ankommt.
1. Personalisierung: Sprechen Sie Ihre Empfänger persönlich an
Menschen streben u.a. nach Individualität und Einzigartigkeit. Das Erreichen von Zielen wird erleichtert, wenn es gelingt einem Gesprächspartner Wertschätzung und Anerkennung zu vermitteln. Im Gegenzug schenkt er uns seine Aufmerksamkeit. Bei einer E-Mail-Einladung ist es daher wichtig, genau auf diese Bedürfnisse einzugehen.
Eine personalisierte E-Mail-Einladung schafft Vertrauen und dem Empfänger fühlt sich persönlich angesprochen. Dem Empfänger ist klar, dass die E-Mail-Einladung für ihn gedacht ist. Das Ziel ist es, dem Empfänger das Gefühl zu vermitteln, dass Sie ihn ganz persönlich einladen.
Visualisierung hilft Ihnen bei der Umsetzung. Beim Verfassen der E-Mail-Einladung können Sie sich das persönliche Gespräch mit dem potenziellen Gast vor Augen führen. Das, was Sie Ihrem Gegenüber sagen würden, bildet die Grundlage für den Text der Einladung. Mit dieser Vorgehensweise können Sie eine authentische online Einladung verfassen. Verzichten Sie also lieber auf einen vielfach eingesetzten Standardtext und werden Sie kreativ und persönlich!
Profi-Tipp: Achten Sie bei der Gestaltung von personalisierten online Einladungen unbedingt auf die Qualität und Aktualität Ihrer Gästedaten – nichts ist unangenehmer als Fehler im Namen oder überholte Angaben zum Unternehmen usw. Ist Ihre Datenbank nicht am aktuellen Stand, dann ist die Chance hoch, dass diese auch eine hohe Anzahl an Fehlern enthält.
Eine fehlerhafte Personalisierung wird von Empfängern sehr persönlich und emotional wahrgenommen und führt u.U. zu einer negativen Haltung gegenüber Ihrer Veranstaltung. Planen Sie daher ausreichend Ressourcen und Zeit für die Aufbereitung und Aktualisierung von Kontaktdaten noch vor dem Versenden der ersten Einladung ein.
2. „Value Proposition“: Wie profitiert der Empfänger von einer Teilnahme?
In einer professionellen E-Mail-Einladung darf die Beantwortung der 5 W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Warum?) nicht fehlen. Besonders das „Warum“ ist wichtig. Dem Empfänger muss unmissverständlich aufgezeigt werden, warum er mit einer Zusage auf Ihre Einladung reagieren und am Event teilnehmen soll. Warum darf er das Event nicht verpassen? Wie kann der Empfänger von der Teilnahme profitieren? Warum soll er seine wertvolle Zeit dafür investieren? In unserer heutigen Gesellschaft gilt Zeit als ein besonders kostbares Gut. Menschen entscheiden immer bewusster, wie sie ihre Zeit investieren.
Wenn der Empfänger am Ende der E-Mail-Einladung angelangt ist, muss ihm klar sein, warum er am Event teilnehmen soll. Das Warum ist das Herzstück der online Einladung sowie des gesamten Events. Es lohnt sich daher, sich intensiv mit der „Value Proposition“ der Veranstaltung zu befassen und diese ggf. im Team zu definieren.
Auch das Design der Einladung spielt eine wichtige Rolle bei der Vermittlung der „Value Proposition“. Hochwertiges Papier bei einer Briefeinladung oder ein ansprechendes Design bei online Einladungen vermitteln einen hochwertigen Eindruck und Substanz, sorgen für Begeisterung beim Empfänger. Für den Empfänger bedeutet das, dass er Teil von etwas Speziellem sein kann. Er hat die Chance, neue Kontakte zu knüpfen und somit sein Netzwerk zu erweitern. Das könnte für Ihre Empfänger nur eines von vielen möglichen Argumenten für die Teilnahme sein.
3. Call to Action: Fordern Sie gleich eine Rückmeldung ein!
Bei der E-Mail-Einladung muss es gelingen, mit kurzen und klaren Sätzen das Wesentliche zu kommunizieren. Aus dem Text soll klar hervorgehen, warum sich der Empfänger anmelden soll. Verzichten Sie also auf unnötige Informationen. Zusatzinformationen können immer noch auf der Event-Website oder nach der Zusage in Info-E-Mails vermittelt werden.
Eine leicht verständliche Sprache schafft Vertrauen und erhöht somit die Zahl der positiven Rückmeldungen. Dazu gehört auch der „Call to Action“ (CTA) in der E-Mail-Einladung. Vereinfacht gesagt ist das der Button am Ende der Einladung, der zur online Anmeldung auf die Event-Website führt. Das klingt simpel und logisch, wird aber nicht immer beachtet.
Der „Call to Action“ schafft die Verbindung zwischen der „Value Proposition“ und der tatsächlichen Anmeldung des Gastes. Wenn Sie das „Warum“ der Veranstaltung vermittelt haben, dann müssen Sie dem Empfänger im nächsten Schritt zur Anmeldung auffordern.
Am besten funktioniert der „Call to Action“ tatsächlich als optisch hervorgehobener Button mit aussagekräftiger Beschriftung und einer kräftigen Farbe. Im Zeitalter des Internets sind wir bereits bestens auf das Klicken von Buttons trainiert. Die Beschriftung des Buttons sollte möglichst kurz und verständlich sein. Verzichten Sie dabei auf vage Formulierungen wie „Hier entlang“ oder „Lesen Sie mehr“ – sondern vermitteln Sie lieber, worum es Ihnen wirklich geht: „Zur Anmeldung“, „Melden Sie sich an“ oder „Jetzt anmelden!“ sind Beschriftungen, die gut funktionieren.
Fazit
Die E-Mail-Einladung entscheidet über den Erfolg Ihrer Veranstaltung und ist auch eine Visitenkarte für den Gastgeber. Um eine möglichst hohe Anmeldequote zu Ihrer Veranstaltung zu erzielen, ist die Personalisierung der Einladung – u.a. mit der persönlichen Anrede des Empfängers – die Voraussetzung.
Inhaltlich steht in der Einladung der Nutzen einer Teilnahme im Mittelpunkt – formulieren Sie diesen möglichst früh, z.B. im Rahmen der Konzeption der Veranstaltung. Eine gut strukturierte und optisch ansprechende online Einladung hilft dem Empfänger, sich in der Einladung zurechtzufinden und schnell eine positive Entscheidung über seine Teilnahme zu treffen. Eine klare Handlungsaufforderung in der Form eines „Call to Action“-Buttons führt den Empfänger zur online Anmeldung auf der Event-Website.
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